Zawarta w takim grafiku liczba godzin do przepracowania wynika z wymiaru i systemu czasu pracy, w jakim dana osoba jest zatrudniona. Poprawne i zgodne z przepisami ułożenie harmonogramu dla pracowników to wyzwanie dla każdego pracodawcy. Musi on uwzględniać nie tylko dni wolne od pracy wynikające z kalendarza, ale także urlopy, zwolnienia i szkolenia zatrudnionych osób. Jak te wszystkie informacje poprawnie ująć w sporządzanym harmonogramie czasu pracy?

Co powinien zawierać harmonogram pracy?

Harmonogram czasu pracy to rozplanowanie dni pracy dla wszystkich zatrudnionych w danej firmie osób. Uwzględnia on indywidualny rozkład czasu pracy dla jednego pracownika lub dla całych grup pracowników (np. całego działu, sektora czy jednostki).

Harmonogram czasu pracy musi uwzględniać nie tylko dni robocze i wolne od pracy w danym miesiącu, ale również godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, 5-dniowy tydzień pracy. Taki grafik układny jest z zachowaniem wymiaru czasu pracy poszczególnych pracowników. Podczas tworzenia harmonogramów należy brać pod uwagę również odpoczynki dobowe i tygodniowe, dobę pracowniczą oraz wcześniej rozplanowane urlopy pracowników.

Przeczytaj również: Jak efektywnie układać grafik pracy?

Ile godzin pracownik spędza w pracy?

Jednym z najważniejszych elementów podczas tworzenia harmonogramu pracy jest zachowanie odpowiednich wymiarów czasu pracy poszczególnych pracowników. Przepisy jasno narzucają pracodawcy, co musi być wzięte pod uwagę i w jaki sposób ma on obliczyć liczbę godzin, którą pracownik spędzi w pracy. Po pierwsze, liczba godzin wynikająca z normy tygodniowej (40 godzin) jest mnożona przez liczbę pełnych tygodni w danym okresie rozliczeniowym. Po drugie, trzeba wyliczyć iloczyn normy dobowej (8 godzin) i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego (od poniedziałku do piątku), a następnie dodać go do wyniku otrzymanego wcześniej. Na koniec uzyskaną liczbę pomniejsza się o święta przypadające w okresie rozliczeniowym w dniu innym niż niedziela (każde święto obniża wymiar pracy o 8 godzin).

Ręczne prowadzenie takich wyliczeń może prowadzić do powstawania licznych błędów. Dlatego też, tworząc harmonogramy pracy, warto korzystać z programów przeznaczonych do tego i gotowych kreatorów.

Programy do tworzenia harmonogramów

W tworzeniu harmonogramów pracy pomocne są gotowe szablony, narzędzia i programy – kreatory grafików. Przykładem takiego rozwiązania jest inewi.pl. Użycie programu do tworzenia harmonogramów pozwala na szybsze i wygodniejsze przygotowywanie planów i rozkładów czasu pracy. Warto podkreślić, że takie narzędzia pozwalają na wykonanie bardzo przejrzystych grafików dzięki użyciu różnego typu szablonów, a także tematów kolorystycznych.

Programy do tworzenia harmonogramów wyposażone są również w wiele przydatnych funkcji – na przykład umożliwiają definiowanie, czy mają występować nadgodziny, a także sprawdzają, czy utworzone rozkłady czasu pracy są zgodne z Kodeksem Pracy. Użycie programów i aplikacji pozwala na wysyłanie pracownikom powiadomień w postaci wiadomości e-mail lub SMS o wprowadzonych zmianach w Grafiku Pracy.

Harmonogram pracy ma na celu wyznaczać pracę w ramach obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy. Według przepisów od 23 sierpnia 2013 r. pracodawca powinien przygotowywać harmonogramy czasu pracy co najmniej na 1-miesięczne okresy rozliczeniowe. Sporządzony w formie pisemnej bądź elektronicznej grafik musi zostać przekazany pracownikom najpóźniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego.