Dotyczy to wszystkich przedsiębiorstw, bez względu na liczbę zatrudnianych osób. Teczki osobowe muszą być prowadzone w odpowiedni sposób, dlatego warto wiedzieć, jakie zmiany w polityce kadrowej wprowadzone będą 1 stycznia 2019 roku.

Zawartość akt pracowniczych

Szczegółowy opis zawartości dokumentów każdego pracownika ustalono w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1996 roku. Każdy zatrudniony musi posiadać teczkę trójdzielną (A, B, C), w której znajdują się różnego typu dokumenty. W części A umieszcza się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o stanowisko (m.in.: kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, certyfikaty, zaświadczenia o ukończeniu kursów). W części B znajdują się dokumenty z okresu zatrudnienia, świadczące o jego przebiegu (m.in.: zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, kwestionariusz osobowy, umowa o zakazie konkurencji i informacja o urlopie wychowawczym). Część C to informacje dotyczące ustania zatrudnienia danej osoby (m.in.: wypowiedzenie, okresowe badania lekarskie, kopia świadectwa pracy). Dane umieszczone w aktach osobowych muszą być odpowiednio uszeregowane i ponumerowane. Teczki pracowników muszą być chronione, by nie dostały się w niepowołane ręce. Jest to niezwykle istotne, bo dokumenty zawierają tzw. dane wrażliwe.

Akta pracowników w formie elektronicznej

Do końca 2018 roku pracodawca może pomocniczo korzystać z akt pracowniczych w formie elektronicznej. Od początku przyszłego roku format online będzie obowiązywał już wszystkie firmy. Pracodawca może jedynie zdecydować, czy dokumentacja płacowo-kadrowa będzie przechowywana w formie elektronicznej w całości czy częściowo. Dzięki podpisowi elektronicznemu nie będzie konieczności drukowania dokumentów. Dotychczasowe akta trzeba będzie zeskanować i umieścić w specjalnych plikach. Po ich wprowadzeniu każdy dokument będzie musiał być opatrzony podpisem elektronicznym, gwarantującym zgodność z papierowym oryginałem. Program kadrowo płacowy ma ułatwić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dzięki temu, że dokumenty dostępne będą w formie cyfrowej, można z nich korzystać na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu.

Zalety oprogramowania kadrowo płacowego

Przede wszystkim, oprogramowanie IT charakteryzuje się wysokim poziomem bezpieczeństwa. Poza tym, dostęp do niego mają jedynie osoby posiadające niezbędne hasła. System jest połączony z modułami płacowymi, dzięki czemu można bardzo szybko  wygenerować listę płac, wyliczyć składki i podatki pracownika, a także wysłać e-deklaracje do MF i EZUS. Korzystanie z rozwiniętego technologicznie systemu kadrowo płacowego sprawia, że wykonywanie zadań jest efektywniejsze i szybsze. Poza tym, interfejs jest intuicyjny i prosty w obsłudze. Jest to rozwiązanie, które sprawdzi się w każdej firmie. Warto wdrożyć takie oprogramowanie w swoim przedsiębiorstwie, zwłaszcza że akta pracowników w formie elektronicznej staną się niedługo standardem. Zintegrowany system sprawia, że praca jest po prostu wygodna.