Jak wygląda organizacja eventów w dobie pandemii?

Sytuację w branży eventowej można właściwie określić jednym słowem: niepewność. Tak naprawdę warunki organizacji imprez zmieniają się w zależności od wzrostów lub spadków liczby zachorowań. W związku z tym planowanie wydarzeń z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem przestaje mieć większy sens. Kwestią priorytetową jest zachowanie maksymalnych środków ostrożności. 

#1 Upowszechnienie się eventów hybrydowych 

Do eventów hybrydowych zdążyliśmy przywyknąć już w 2020 roku. W tym roku upowszechniły się one jeszcze bardziej. Dzięki temu rozwiązaniu mamy wybór - możemy uczestniczyć w evencie fizycznie lub online. Po roku doświadczenia organizatorzy imprez wyspecjalizowali się w tworzeniu eventów, gdzie zdalne uczestnictwo dorównuje temu fizycznemu. Jest to możliwe między innymi dzięki nowoczesnemu streamingowi wydarzeń.

Wydaje się, że ten trend może z nami zostać również po zakończeniu pandemii. Hybrydowa organizacja eventów to w końcu ukłon w stronę osób wykluczonych komunikacyjnie, które mogą mieć trudności z dotarciem na imprezę odbywającą się na drugim końcu Polski. Poza tym dzięki temu rozwiązaniu znacznie więcej osób może uczestniczyć w evencie - jesteśmy wolni od ograniczeń, jakie nakładają na nas limity miejsc na przykład w salach konferencyjnych. 

#2 Dystans społeczny podczas eventów

Trudno wyobrazić sobie organizację eventów w 2021 roku bez zachowania dystansu społecznego. Mieliśmy tego przedsmak latem 2020 roku, kiedy niektóre koncerty odbywały się z zachowaniem reżimu sanitarnego. Część prestiżowo zorganizowanych w Krakowie konferencji, targów lub innych wydarzeń miało na przykład ograniczoną pulę biletów. W teatrach lub kinach przyjęto inne rozwiązania - obowiązywało zajmowanie co drugiego lub nawet trzeciego miejsca na widowni. 

Powszechne również stało się dzielenie w trakcie imprez budynków na strefy lub rozdzielanie niewielkich przestrzeni parawanami, tak, aby osoby, które przyszły razem mogły odseparować się od reszty i czuć bezpiecznie. Prognozy są takie, że wiele z tych rozwiązań zostanie z nami jeszcze na długo. 

#3 Spopularyzowanie się imprez plenerowych w 2021 roku 

Imprezy plenerowe były prawdziwym wybawieniem dla ludzi spragnionych normalności latem 2020 roku. Organizowane z zachowaniem reżimu sanitarnego pozwoliły na częstsze spotkania towarzyskie. Wszystko wskazuje na to, że jeśli tylko sytuacja epidemiologiczna na to pozwoli, również w wakacje 2021 roku imprezy plenerowe znowu staną się bardzo popularne. 

Jedną z ciekawszych inicjatyw w pandemicznej rzeczywistości było kino samochodowe. Wówczas na przykład w Krakowie organizowano pokazy filmów pod gołym niebem, które każdy mógł obejrzeć w swoim aucie. 

#4 Organizacja imprez tematycznych z maseczkami w roli głównej

Maseczki na dobre zagościły w przestrzeni publicznej, stając się nieodłączną częścią naszego codziennego stroju. Ponieważ pandemia wciąż nie zwalnia, należy przygotować się na to, że noszenie maseczek będzie obowiązkowe do końca 2021 roku, nie tylko w budynkach, ale również na zewnątrz. 

W związku z tym zaczęło pojawiać się coraz więcej maseczek ciekawego projektu, w niestandardowych kolorach i wzorach. Ciekawym pomysłem może być na przykład organizowanie imprez tematycznych, gdzie goście będą mieli za zadanie jak najlepiej dopasować maseczkę do motywu przewodniego eventu. 

#5 Zależność eventów od najnowszych rozwiązań technologicznych 

Trudno oprzeć się wrażeniu, że branża eventowa nie przetrwałaby bez najnowszych technologii. Umożliwiły one konwersję wielu eventów na wariant online oraz streaming odbywających się na żywo koncertów czy konferencji. Ponieważ wszystko wskazuje na to, że długo jeszcze będziemy musieli funkcjonować w pandemicznej rzeczywistości, opanowanie odpowiednich narzędzi technologicznych jest obowiązkowe. W związku z tym realizowanie eventów w 2021 roku będzie wymagało pomocy doświadczonej agencji eventowej. 

Więcej o znaczeniu nowych technologii w branży eventowej przeczytasz w artykule na blogu agencji Twój Event: Nowe technologie w organizacji wydarzeń - jak je wykorzystać?