Od czasu, gdy zaktualizowany został Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 (krótko: KSR 6), a także gdy coraz więcej firm rozlicza się Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (w żargonie: MSR-ami), biegli rewidenci wymagają od audytowanych przez siebie podmiotów, aby rezerwy na świadczenia pracownicze były wyznaczane przez niezależną firmę aktuarialną.

Wszystko bowiem jedno czy pracowników obowiązuje tylko Kodeks Pracy, czy odprawy emerytalne regulowane są bardziej korzystnymi zapisami Regulaminu Wynagradzania, czy wreszcie wypłacane są bardzo hojne nagrody jubileuszowe, wprowadzone zapisami Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy (tj. ZUZP), to rezerwy w każdym z tych przypadków powinny być obliczone przez licencjonowanego aktuariusza.

I tutaj – jak ze wszystkim – firm aktuarialnych na rynku jest wiele, ale warto wybrać taką, która da nam gwarancję rzetelnej, rzeczowej usługi na poziomie, ale i z którą współpraca będzie układała się gładko i sympatycznie. A znalezienie takiego biura wcale może nie być proste, bo na polskim rynku firmy te mają często niewiele mówiące na pierwszy rzut oka adresy internetowe (np. halley.pl, choć akurat w tym przypadku skojarzenie aktuariusza z kometą Halleya jest całkiem zasadne!)

Samoliczące Excele – więcej problemów niż pożytku!

Przede wszystkim na wstępnie należy z całą stanowczością odrzucić tzw. „samoliczące Excele”, które można znaleźć (a czasem nawet kupić!) w Internecie. W całej swojej masie są to pliki bardzo uproszczone, przygotowywane nierzadko przez osoby nieznające się dostatecznie w temacie, a doświadczenie pokazuje, że otrzymane w ten sposób wyniki są bardzo często po prostu błędne. Nie mówiąc już o tym, że zwykle są w nich zaszyte niewidoczne i dawno już nieaktualne parametry jak tablice trwania życia, które przecież GUS aktualizuje z roku na rok czy współczynniki tzw. praw nabycia.

Firmy aktuarialne a biura rachunkowe

Wszyscy wiemy, że do wbicia gwoździa służy młotek, a do przykręcenia śruby – śrubokręt. Podobnie zapewne większość z nas przytaknie, że przy jedzeniu zupy najlepiej sprawdzi się łyżka, ale do drugiego dania lepiej już mieć pod ręką nóż i widelec. Ale czy na pewno wszyscy mamy świadomość tego, że o ile przy fakturowaniu i rozliczeniu podatków mistrzynią będzie wprawiona księgowa, to wyliczenie rezerw na świadczenia pracownicze warto zlecić firmie aktuarialnej?

A któż to ten aktuariusz? Krótko: jest to specjalista, zwykle matematyk, który zawodowo zajmuje się szacowaniem niepewności związanych z przyszłymi zdarzeniami i wypłatami. Brzmi groźnie? Bo i temat wcale nie jest taki prosty, jak by się to mogło wydawać. Więcej na temat aktuariuszy można przeczytać oczywiście w Internecie, np. tutaj: https://halley.pl/kim-jest-aktuariusz/. A jeżeli to będzie nadal za mało, to zachęcamy do googlowania. W końcu Internet to nieprzebrana skarbnica wiedzy!

No dobrze – ale skoro już wiemy, że potrzebny nam aktuariusz, to gdzie go znaleźć? Łatwiej odpowiedzieć na pytanie, gdzie go nie znajdziemy. Mianowicie, aktuariuszy raczej nie znajdziemy w biurach rachunkowych, w kancelariach prawnych ani wśród specjalistów od obsługi kadrowo-płacowej. Natomiast usługi wyceny rezerw pracowniczych świadczą specjalistyczne firmy aktuarialne.

No co zwrócić uwagę przy poszukiwaniu aktuariusza?

Ponieważ poszukiwania będziemy zapewne prowadzić przez Google, to przede wszystkim warto przyjrzeć się dokładniej stronie internetowej interesującej nas firmy aktuarialnej. To ona jest w końcu wizytówką danego biura aktuarialnego!

Przede wszystkim koniecznie trzeba sprawdzić czy na stronie wymienieni są konkretni aktuariusze – z imienia i nazwiska, a może nawet zdjęcia. Dlaczego? Aby upewnić się, że rzeczywiście w danej firmie aktuarialnej nad wyceną będzie trzymał pieczę licencjonowany aktuariusz. Można bowiem nieprzyjemnie się rozczarować, gdy w trakcie realizowania usługi okaże się, że z żadnym aktuariuszem nie da się tam porozmawiać, albo – o zgrozo – że żadnego aktuariusza ta firma w ogóle nie zatrudnia! A są i takie „firmy aktuarialne” tylko z nazwy!

Najlepiej jeszcze pogmerać trochę na stronie i poczytać, jak długo aktuariusz jest związany z danym biurem (często widać to w notkach biograficznych, które biura te z chęcią umieszczają na swoich stronach, bo to przecież dla nich czysta reklama). Im dłużej aktuariusz jest związany z daną firmą, tym większa szansa, że każdego roku wycena przeprowadzana będzie przy zachowaniu ciągłości i rezerwy nie będą nam skakać od przysłowiowego Sasa do Lasa.

Na co jeszcze popatrzeć?

Oprócz powyższego warto przejrzeć stronę internetową pod różnymi kątami: czy jest estetyczna i profesjonalna (tj. czytelna treść, gotowe do kliknięcia przyciski, estetyczne ikony)? Czy jest aktualna (np. wpisy na blogu lub aktualności)? Czy zawiera referencje lub listy polecające od klientów? Czy biuro udostępnia swoim klientom dedykowane narzędzia (np. poprzez możliwość zalogowania)?

Powyższe elementy będą świadczyć o tym, że dane biuro prezentuje się jako profesjonalny kontrahent, z którym warto budować długoterminowe relacje. A dobra firma aktuarialna to prawdziwy skarb!