Wedle przepisów polskiego prawa, nie ma jednoznacznej metody niszczenia dokumentów, czy innych nośników danych, na których są one zapisane. Główna zasada mówi, że dokumentacja powinna być zniszczona w taki sposób, aby jej powtórne odczytanie było niemożliwe. Z tego względu w Polsce przyjmuje się normę DIN 66399 (niem. Deutsches Institut für Normung) według, której dokumenty mogą być niszczone w sposób mechaniczny. Norma ta precyzyjne określa stopnie bezpieczeństwa, a także tajności konkretnych dokumentów. 

Terminy niszczenia dokumentów. 

Długości przechowywania różnorodnych dokumentów zależą przede wszystkim od ich rodzajów, a także przeznaczenia. Dokumentację ze względu na jej rodzaj można podzielić następująco: kadrowo-płacowa, medyczna, księgowa. Długości przechowywania dokumentacji są zawarte w ustawach prawa polskiego. Dokumenty uwzględniające dane osobowe są z kolei regulowane za pomocą przepisów RODO. Po upływie danego terminu, konieczne jest zniszczenie całej dokumentacji. Do najczęstszych powodów utylizacji akt należy zaliczyć: utratę przydatności danych, upływ okresu ich magazynowania, zmianę celów modyfikowania, bądź żądanie klienta o byciu zapomnianym przez daną firmę.

Samodzielne niszczenie dokumentów.

Osoby decydujące się na samodzielne zniszczenie dokumentacji, powinny skorzystać z niszczarek biurowych, które posiadają pewne wady i zalety. Ich cechą wyróżniającą jest to, że znajdują się w siedzibie danego przedsiębiorstwa, dzięki czemu możliwe jest niszczenie dokumentów o dowolnej porze dnia i godziny. Bardzo ważne jest jednak, aby urządzenie to spełniało zasady normy DIN 66399. W przeciwnym razie, niszczenie dokumentacji nie będzie bezpieczne. Minusem tego typu sprzętów jest czas poświęcony na utylizację dokumentów, który jest uzależniony od ich ilości. Warto także pamiętać, że posiadając nawet jedną z najlepszych niszczarek, nie zutylizuje ona np. elektronicznych nośników danych. 

Utylizacja dokumentów przez firmę zewnętrzną.

Wybierając tę opcję, firma odbierze, po czym zniszczy odpowiednią dokumentację w dogodnym dla zleceniodawcy terminie. Po utylizacji osoba zlecająca zniszczenie, otrzymuje odpowiedni certyfikat. Cały proces utylizacji przebiega szybko i efektywnie. Większość przedsiębiorstw oferuje na rynku szereg usług poświęconych niszczeniu dokumentów w bardzo krótkim czasie. Możliwe jest np. wykupienie usługi cyklicznego niszczenia, bądź bezpiecznych szafek na dokumenty, które są polecane dla średnich i większych przedsiębiorstw. 

Na co warto zwrócić uwagę?

Decydując się na skorzystanie z usług firmy oferującej niszczenie dokumentów ważne jest wcześniejsze sprawdzenie, czy posiada ona odpowiednie ubezpieczenie, certyfikaty, a także uprawnienia. Dlaczego? Za nieprofesjonalną oraz niezgodną z prawem utylizację dokumentacji odpowiada właśnie zleceniodawca. Do najważniejszych certyfikatów, które powinna posiadać firma oferująca niszczenie dokumentów należą: ISO 27001 (system bezpieczeństwa informacji), ISO 9001 (zarządzanie jakością organizacji) oraz wspomniany wcześniej DIN 66399 (norma, która określa bezpieczeństwo utylizacji danych). Warto także sprawdzić wiarygodność firmy weryfikując jej dotychczasową pracę, a także doświadczenie zawodowe. 
 

Transport dokumentów. 

Przestrzeganie zasad RODO obowiązuje nie tylko podczas samego procesu niszczenia dokumentów, ale również podczas ich przewozu. W celu ochrony wrażliwych danych dokumentacja jest przewożona w plastikowych, zaplombowanych pojemnikach. RODO nie zawiera szczegółowych wytycznych dotyczących przewozu, ale zastrzega, że dane muszą być zabezpieczone. 

Osoba, zlecająca niszczenie dokumentów może być obecna podczas zamykania kontenerów, bądź dostać nagranie prezentujące cały przebieg. Równie ważną kwestią jest wydanie potrzebnych protokołów, które zaświadczają, że dokumentacja została zniszczona w sposób prawidłowy oraz  zleceniodawca jest chroniony przed ewentualnymi konsekwencjami prawnymi. Profesjonalna firma, która niszczy dokumentację powinna zadbać o wydanie takich protokołów zaraz po zrealizowaniu utylizacji. Ponadto powinna również wydać poświadczenie odebrania kontenera, które zawiera m.in. dane firmy oraz numer seryjny pojemnika. Powstałe w wyniku niszczenia ścinki dokumentacji są uznawane według prawa odpadem. Ustawa o odpadach mówi, że powinny one zostać poddane utylizacji lub recyklingowi. Wybierając daną firmę, warto również zwrócić uwagę, czy ma ona podpisane umowy z firmami odzysku odpadów. 

Mamy nadzieję, że powyższy artykuł pozwolił nieco zaznajomić się z całym procesem niszczenia dokumentów. Mieliśmy na celu przekazanie najistotniejszych informacji. Wybierając firmę zewnętrzną do utylizacji dokumentacji warto pamiętać, aby wybrać rzetelne i godne zaufania przedsiębiorstwo.