Kogo dotyczy obowiązek założenia konta firmowego, jak to zrobić i jakie korzyści może przynieść ten rachunek?

Konto firmowe a osobiste – czym się różnią?

Na samym początku warto jednak wskazać różnice między kontem firmowym a osobistym – zwłaszcza że coraz częściej banki oferują zupełnie inne warunki i możliwości na tych dwóch rodzajach rachunków. Z zasady, konto osobiste przeznaczone jest dla osób fizycznych, a firmowe – do celów biznesowych.

Różnice można zauważyć już na poziomie warunków korzystania, które podlegają analizie w celu zestawienia poszczególnych propozycji w rankingach. Przed założeniem konta można więc skorzystać z porównywarki, takiej jak https://www.bankier.pl/smart/konta-firmowe, aby dokładnie sprawdzić szczegóły ofert bankowych.

Kto powinien posiadać konto firmowe?

Przy zakładaniu działalności może pojawić się wątpliwość, czy przedsiębiorca ma w ogóle obowiązek założenia konta firmowego. W praktyce warunek ten zależy od rodzaju prowadzonego przedsiębiorstwa. Polskie prawo nie nakłada takiego obowiązku na wszystkie podmioty. Wyłączone z niego są jednoosobowe działalności gospodarcze oraz inne rodzaje, które wpisują się w definicje mikroprzedsiębiorcy. Dotyczy to firm niezatrudniających więcej niż 10 osób i takich, których suma sprzedaży netto lub bilans aktywów nie przekracza 2 mln euro.

Pozostałe przypadki reguluje art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Według zawartych w nim informacji, do prowadzenia rachunku bankowego zobowiązany jest każdy przedsiębiorca, który przeprowadza transakcje, których adresatem jest inny przedsiębiorca lub gdy jednorazowa wartość transakcji jest równa albo wyższa niż 15 000 zł.

Dotyczy to więc takich podmiotów prawa jak spółki jawne, z o.o., a także fundacje. Prawo jednak nie sugeruje, że ma być to konkretnie rachunek firmowy.

Zakładanie konta firmowego w banku – jak to zrobić?

Przed samym założeniem konta firmowego w banku należy oczywiście zdecydować się na konkretną ofertę. W tym celu warto skorzystać z porównywarek (np. Bankier SMART), które ułatwią przeanalizowanie wszystkich istotnych czynników. Zalicza się do nich m.in.:

• koszty prowadzenia konta,

• koszty korzystania z karty płatniczej/debetowej,

• liczba i limity darmowych przelewów, zarówno tych tradycyjnych, jak i ekspresowych,

• dodatkowe usługi, takie jak oprocentowanie konta oszczędnościowego, możliwość uzyskania taniego finansowania itp.

Każdy przedsiębiorca przed wybraniem oferty powinien dokładnie zastanowić się, czy dane warunki odpowiadają jego potrzebom (czyli charakterowi danej działalności). Niektórzy będą potrzebowali tanich przelewów zagranicznych, inni zaś będą zwracać uwagę na tanie przelewy ekspresowe.

Po podjęciu decyzji można już przejść do zakładania konta. Tak naprawdę nie jest to skomplikowany i czasochłonny proces, jednak wymaga przygotowania odpowiednich dokumentów. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na jednoosobową działalność gospodarczą (i jest już ona zarejestrowana w CEIDG), będzie potrzebował jedynie dowodu osobistego. Z kolei w przypadku innych rodzajów działalności potrzebne będą dodatkowo dwa dokumenty. Jest to umowa spółki (lub statut stowarzyszenia), czyli dokument, który potwierdza istnienie działalności, a także potwierdzenie wpisu do CEIDG lub KRS.

Konto firmowe można założyć na kilka sposobów – bezpośrednio w placówce banku, przez internet lub telefonicznie poprzez kontakt z konsultantem banku. Niektóre opcje mogą być niedostępne dla wybranych rodzajów działalności. Przykładowo, możliwość założenia konta drogą internetową dotyczy przeważnie JDG. Warto jednak sprawdzać aktualne warunki, ponieważ w ostatnich latach banki coraz częściej wychodzą naprzeciw oczekiwaniom klientów i dostosowują się do ich potrzeb.

Zakładanie firmy i konta firmowego jednocześnie

Warto również wspomnieć, że przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie zarejestrowali swojej firmy w CEIDG i dopiero mają zamiar założyć działalność, mogą to zrobić razem ze złożeniem wniosku o konto firmowe. Obecnie coraz więcej banków oferuje taką możliwość, a poza tym dołącza do niej również wsparcie ze strony doradcy finansowego. W takim przypadku należy również dołączyć wszelkie niezbędne informacje do rejestracji w CEIDG, czyli:

• nazwę przedsiębiorstwa;

• dane właściciela firmy;

• zakres działalności, określony wg kodu PKD;

• datę rozpoczęcia działalności;

• adres siedziby;

• wybraną formę rozliczania księgowego.

Dlaczego warto skorzystać z konta firmowego?

Polskie prawo nie zobowiązuje niektórych rodzajów działalności gospodarczej do zakładania kont firmowych, jednak jest to krok, który może przynieść wiele korzyści. Przede wszystkim, posiadanie osobnych rachunków (osobistego i firmowego) pozwala na oddzielenie wydatków i efektywniejsze kontrolowanie finansów. Sprawdza się również podczas kontroli urzędowych, ponieważ nie trzeba szukać przelewów biznesowych wśród tych prywatnych.

Poza tym, banki coraz częściej same rozdzielają warunki oferowane na rachunkach firmowych od tych na kontach osobistych (w kontekście możliwości rozliczania się z ZUS-em lub urzędem skarbowym). Co więcej, dopasowują również oferty specjalnie do potrzeb przedsiębiorców (np. umożliwiają zdobycie taniego finansowania).

Konto firmowe przydaje się również do współpracy z innymi przedsiębiorstwami. Od pewnego czasu funkcjonuje model o nazwie split payment, który niejako narzuca firmom zakładanie rachunków jedynie do celów biznesowych. Opiera się na podzielonej płatności w przypadku rozliczania faktur VAT. Przy jednej transakcji kwota netto trafia bezpośrednio na rachunek odbiorcy, a podatek na specjalny rachunek. Nie jest to jednak możliwe do zrealizowania na kontach osobistych.

Samo założenie konta firmowego nie jest trudną czynnością. Należy się jednak do niej odpowiednio przygotować poprzez przeanalizowanie wymogów związanych z prowadzeniem rachunku. Warto również zdawać sobie sprawę z tego, jaki przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia konta biznesowego.